Nuance Power PDF 2.0 Advanced

¿Qué incluye Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Creación de PDF – Desde cualquier aplicación de impresión o escáner conectado.
OCR de OmniPage – Convierte las páginas escaneadas en texto editable y en el que se pueden realizar búsquedas.
Herramientas de censura – Elimina de forma permanente texto y gráficos de los archivos.
Conectores DMS – OpenText eDOCS, NetDocuments, Worldox y SharePoint.
Funcionalidad básica – Exporta a Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect y XPS.
Importante – Los flujos de trabajo integrados de firma electrónica de DocuSign no se incluyen aquí.

¿Cuáles son las principales ventajas de Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Power PDF 2.0 Advanced es la edición empresarial de la suite de PDF para Windows de Nuance, diseñada en torno a una cinta de opciones al estilo de Office, de modo que el trabajo con PDF se realiza en un diseño que los usuarios de Word y Excel ya conocen. Abarca todo el ciclo del documento, desde el escaneo y la conversión hasta la edición, la censura y el archivo en un sistema de gestión documental.

Cinta de opciones al estilo de Office – Su diseño familiar reduce el tiempo de formación para los usuarios de Word.
Edición directa de texto – Modifica el texto directamente sin necesidad de volver a convertir los archivos.
Ocultación segura – Elimina de forma permanente el contenido confidencial antes de su divulgación externa.
Integración con sistemas de gestión de documentos (DMS) – Abre y guarda archivos directamente en los repositorios de documentos existentes.
Carpetas vigiladas – Las tareas rutinarias de conversión y TIFF se ejecutan de forma automática.
Implementación en clientes ligeros – Compatible con Citrix y Servicios de Escritorio Remoto.

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¿Qué hace Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Crea, convierte, edita, protege y ensambla archivos PDF en ordenadores de sobremesa con Windows. Se pueden generar archivos PDF desde cualquier aplicación que permita imprimir y directamente desde escáneres WIA, TWAIN e ISIS, para luego exportarlos a Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, XPS o audio MP3. La conversión se realiza mediante el motor OCR OmniPage de Nuance, por lo que una página escaneada se convierte en texto en el que se pueden realizar búsquedas o que es totalmente editable, en lugar de una imagen plana. La edición Advanced añade funciones empresariales a todo ello: censura, numeración Bates, comprobación de conformidad con el estándar PDF/A y conectores de gestión de documentos.

¿Cuál es la diferencia entre Power PDF 2.0 Standard y Advanced?

La edición Advanced añade la ocultación de información, el sellado Bates, la conectividad con sistemas de gestión documental (DMS) y opciones de implementación empresarial; el motor PDF básico es el mismo en ambas ediciones. Ambas incluyen el OCR de OmniPage, cifrado AES de 128 y 256 bits, creación de formularios rellenables y acceso en la nube a Box, Dropbox, Evernote, Google Drive y OneDrive. La edición Standard 2 puede resaltar, tachar o subrayar automáticamente los resultados de búsqueda, pero no puede censurarlos, lo que suele ser el motivo por el que los equipos jurídicos, de RR. HH. y de seguros optan por la edición Advanced. Además, la edición Advanced es la única que incluye automatización mediante carpetas vigiladas, reparación para cumplir con el estándar PDF/A y compatibilidad con LexisNexis CaseMap.

¿Es compatible Power PDF 2.0 Advanced con el estándar de archivos ISO PDF 2.0?

No, y esto suele generar confusión: el «2.0» del nombre del producto se refiere a la versión del software, no a la especificación PDF. Power PDF 2 guarda archivos en las versiones de PDF 1.3 a 1.7 y crea archivos PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3; la compatibilidad con el formato de documento ISO PDF 2.0 se introdujo con Power PDF 3. Para el intercambio diario, esto rara vez supone una limitación, ya que la versión 1.7 sigue siendo la que esperan la mayoría de los lectores, impresoras y sistemas de archivo. Solo se convierte en un problema si un cliente, un tribunal o una autoridad exige explícitamente la salida en PDF 2.0.

¿Puede convertir documentos en papel escaneados en archivos editables?

Sí, los archivos PDF de imágenes escaneadas se detectan automáticamente y pueden convertirse en PDF con capacidad de búsqueda o en archivos editables de Word, Excel, PowerPoint y WordPerfect. El reconocimiento se realiza mediante el motor OmniPage e incluye una pasada de corrección ortográfica que marca las palabras sospechosas para su corrección antes de que el archivo salga de Power PDF, lo que evita que los errores de OCR se detecten más tarde en Word. Los escaneos en color se pueden guardar como archivos PDF comprimidos con MRC, que según Nuance ocupan hasta ocho veces menos espacio, lo que facilita la gestión de los archivos de escaneos. Además, la versión Advanced gestiona la conversión por lotes a TIFF y el procesamiento de carpetas vigiladas para los trabajos de escaneo que se repiten a diario.

¿Para quién es más adecuado Power PDF 2.0 Advanced?

Es ideal para oficinas administrativas con gran volumen de documentos, donde los PDF se censuran, numeran y archivan, en lugar de limitarse a su simple lectura. Advanced es la única edición que abre y guarda archivos a través de conectores para OpenText eDOCS, HP WorkSite, NetDocuments, Worldox, EMC Documentum, Xerox DocuShare, Therefore, HP Trim y SharePoint, de modo que los archivos permanecen en el repositorio en lugar de copiarse al escritorio y volver a cargarse. También es la única edición compatible con LexisNexis CaseMap, lo cual es importante para los equipos de litigios que recopilan pruebas documentales. Los usuarios que solo fusionan archivos y rellenan formularios nunca utilizarán esa función y les conviene más la edición Standard.

¿Funciona Power PDF 2.0 Advanced en macOS?

No, se trata de una aplicación exclusiva para Windows. Nuance indica que es compatible con Windows 7, 8, 8.1 y 10, con complementos de creación y conversión para Microsoft Office 2010, 2013 y 2016, así como accesos directos al hacer clic con el botón derecho en el Explorador de Windows. Se incluye un «Modo táctil» para tabletas Windows y portátiles con pantalla táctil, pero no existe una versión para Mac de esta edición. Las oficinas con un entorno mixto de Mac y Windows necesitan una línea de productos diferente para los equipos Mac.

¿Qué deben comprobar los usuarios antes de elegir Power PDF 2.0 Advanced?

Comprueba si tu flujo de trabajo depende de alguna característica introducida después de este lanzamiento. La versión 2 es anterior a la integración de la firma electrónica de DocuSign, la visualización de documentos en pestañas y la colaboración en red en tiempo real que llegaron con Power PDF 3, y la línea pasó posteriormente a la marca Kofax y luego a Tungsten. La firma en la versión 2 se gestiona mediante certificados autofirmados y certificados de terceros a través de la API Crypto de Microsoft, que cubre la aprobación y certificación internas, pero no el envío de contratos para su firma externa. Si la recogida de firmas externas forma parte de su proceso, prevea en su presupuesto un servicio de firma electrónica independiente que lo complemente.

Preguntas frecuentes sobre Nuance Power PDF 2.0 Advanced

¿Puede el departamento de TI implementar Power PDF 2.0 Advanced de forma centralizada?

Sí. La edición Advanced incluye un kit de personalización de la instalación que controla qué complementos, funciones de la aplicación y conectores DMS se implementan por departamento, además de compatibilidad con Microsoft Application Virtualization y una interfaz de programación. También hay disponible un modo de solo lectura para los casos en que la política exija que los documentos no se modifiquen.

¿Qué medidas de seguridad y protección de derechos aplica?

Aplica contraseñas con cifrado AES de 128 y 256 bits junto con controles de permisos, y almacena perfiles de seguridad reutilizables que se pueden arrastrar a los documentos. Además, la edición Advanced aplica y visualiza la protección de Microsoft AD RMS, incluida la protección del lado del servidor para los archivos PDF almacenados en SharePoint, y abre archivos protegidos con FileOpen.

¿Puede crear formularios PDF rellenables?

Sí. FormTyper convierte automáticamente un formulario estático o escaneado en un PDF rellenable y detecta casillas de selección y botones de opción; además, es compatible con los formularios XFA dinámicos de Adobe. Los datos de los formularios cumplimentados, procedentes de uno o varios archivos PDF, se pueden exportar para su clasificación y análisis, y el orden de tabulación se puede configurar manualmente para que la introducción de datos mediante el teclado siga el diseño impreso.

¿Facilita la generación de archivos PDF accesibles?

Sí, ambas ediciones crean archivos PDF etiquetados y accesibles, permiten editar las etiquetas y leen los documentos en voz alta. La edición Advanced va más allá con un panel de «Orden de lectura» para definir cómo se lee el contenido y una comprobación de accesibilidad integrada, lo que supone una diferencia práctica para los equipos que publican documentos sujetos a las normas de accesibilidad del sector público.