Wondershare Document Cloud

Cosa include Wondershare Document Cloud?

Archiviazione cloud – Conserva in modo sicuro PDF e documenti online.
Firme elettroniche – Raccogli firme legalmente vincolanti da più firmatari.
Invio e monitoraggio – Richiedi firme, imposta l’ordine di firma e monitora lo stato di avanzamento.
Libreria di modelli – Riutilizza i modelli salvati per richieste di firma ricorrenti.
Capacità di base – Fino a 100 GB di spazio di archiviazione cloud multipiattaforma.
Importante – L’utilizzo aziendale richiede il piano Team & Business.

Quali sono i principali vantaggi di Wondershare Document Cloud?

Wondershare Document Cloud è una piattaforma basata su browser per l’archiviazione di documenti PDF e la raccolta di firme elettroniche legalmente vincolanti. Funziona su Windows, macOS, Linux, Android e iOS senza bisogno di installare software desktop.

Nessuna installazione – I firmatari aprono un link senza creare account.
Accesso da qualsiasi luogo – È possibile accedere ai documenti archiviati da qualsiasi browser.
Ordine di firma – Inoltra i contratti attraverso una sequenza di approvazione definita.
Invio in blocco – Acquisizione di una firma per ogni copia destinata al destinatario.
Controlli di gruppo – Centro di amministrazione, modelli condivisi, analisi dell’utilizzo.
Registro di audit – Registra l’indirizzo e-mail del firmatario, la data e l’ora e l’IP.

Cosa fa Wondershare Document Cloud?

Wondershare Document Cloud archivia documenti PDF online e raccoglie firme elettroniche legalmente vincolanti tramite un browser web. I file caricati possono essere visualizzati, condivisi, annotati e inviati per la firma, mentre i documenti firmati e completati vengono conservati sui server di Wondershare senza consumare la quota di spazio di archiviazione cloud dell’utente. Non si tratta di un editor di PDF: la creazione, la conversione e la modifica dei contenuti PDF sono gestite dall’applicazione separata PDFelement, con cui Document Cloud si integra. Poiché tutto funziona nel browser, il titolare dell’account non deve gestire alcun client desktop. Ciò lo rende particolarmente utile per i team che inoltrano contratti e accordi per la firma e necessitano di avere i risultati in un unico luogo accessibile.

Wondershare Document Cloud può modificare o convertire file PDF?

No. Document Cloud archivia, condivide, annota e firma elettronicamente i PDF, ma non crea, modifica né converte autonomamente i contenuti PDF. Queste operazioni richiedono Wondershare PDFelement, un’applicazione separata per desktop e dispositivi mobili in grado di caricare i file completati direttamente su Document Cloud. Se hai solo bisogno di raccogliere firme e mantenere i documenti accessibili online, Document Cloud da solo è sufficiente; se devi anche modificare il testo, unire pagine o eseguire l’OCR, avrai bisogno anche di PDFelement. A volte gli acquirenti danno per scontato che la piattaforma cloud includa la modifica completa dei PDF, quindi verifica questa distinzione tra i due prodotti prima dell’acquisto.

Quali piattaforme e dispositivi supporta Wondershare Document Cloud?

Document Cloud funziona tramite qualsiasi browser web moderno su Windows, macOS, Linux, Android e iOS, quindi lo stesso account e gli stessi file sono accessibili sia da un laptop che da uno smartphone. I firmatari che inviti non devono installare nulla né creare un account Wondershare; aprono un link inviato via e-mail e firmano sul proprio dispositivo. I file caricati vengono conteggiati ai fini dello spazio di archiviazione a disposizione, mentre i documenti elaborati attraverso il flusso di lavoro di firma vengono archiviati separatamente sui server di Wondershare. Questa compatibilità multipiattaforma è il motivo principale per cui la soluzione è adatta a team distribuiti i cui membri utilizzano sistemi operativi diversi. Ai destinatari non viene mai richiesto di utilizzare la stessa piattaforma del mittente.

Qual è la differenza tra la versione di prova gratuita e i piani a pagamento di Document Cloud?

La versione di prova gratuita offre 1 GB di spazio di archiviazione cloud e consente di inviare solo 5 documenti per la firma elettronica, con funzionalità solo individuali e senza strumenti per il team. I piani a pagamento aumentano lo spazio di archiviazione fino a 100 GB ed eliminano il limite di invio delle firme, mentre il piano Team & Business aggiunge un centro di amministrazione del team, modelli condivisi, analisi e reportistica. Le funzionalità individuali riguardano lo spazio di archiviazione personale e la firma; i controlli per la collaborazione in team sono riservati al livello Team & Business. Se il tuo lavoro comporta più di una manciata di richieste di firma o il coinvolgimento di diversi colleghi, il limite di 5 invii della versione di prova diventa il principale vincolo. Scegli il livello in base al volume delle firme e alla necessità o meno di una gestione del team.

Il piano Individual consente l'uso aziendale o commerciale?

No. Secondo Wondershare, qualsiasi utilizzo del software per un'azienda, sia che si tratti di gestione interna dei file o di lavoro per clienti esterni, richiede il piano Team & Business anziché il piano Individual. La licenza "Individual" è destinata all'uso personale, pertanto un'azienda che gestisce contratti con i clienti o approvazioni interne dovrebbe scegliere fin dall'inizio il piano "Team & Business". Questa distinzione è importante perché anche l'amministrazione del team, i modelli condivisi e la reportistica sono disponibili solo nel piano "Team & Business". Scegliere il piano "Individual" per il lavoro aziendale comporterebbe la mancanza sia dei diritti commerciali sia dei controlli di collaborazione di cui un'azienda ha tipicamente bisogno.

In che modo Wondershare Document Cloud garantisce la sicurezza dei documenti archiviati e firmati?

Document Cloud protegge i file con una crittografia di livello aziendale durante l’archiviazione, il trasferimento e il processo di firma; inoltre, ogni richiesta di firma genera un registro di controllo contenente l’indirizzo e-mail del firmatario, il timestamp e l’indirizzo IP. I documenti firmati vengono conservati sui server di Wondershare e non consumano la tua quota di archiviazione, quindi i contratti firmati rimangono disponibili senza intaccare la tua quota. L’accesso ai file condivisi è regolato dai livelli di autorizzazione sui link di condivisione, consentendoti di concedere diritti di sola visualizzazione o di visualizzazione e commento. Conservare gli accordi firmati in un’unica posizione crittografata nel cloud li protegge anche dalla perdita di un dispositivo locale. Considera la piattaforma come l’archivio ufficiale dei documenti firmati piuttosto che come un sistema di backup completo per tutti i dati aziendali.

Perché i backup proteggono dalla costosa perdita di dati
Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei backup, leggi la nostra guida:

Domande frequenti su Wondershare Document Cloud

Le firme elettroniche di Document Cloud sono legalmente vincolanti?

Sì. Le firme raccolte tramite Document Cloud sono legalmente valide nei principali mercati e consentono la firma di contratti e accordi senza necessità di stampa. Ogni documento firmato è accompagnato da una registrazione verificabile che include l’indirizzo e-mail del firmatario, un timestamp e il suo indirizzo IP, a conferma della validità della firma.

Posso condividere un documento per la visualizzazione o per inserire commenti senza richiedere una firma?

Sì. È possibile generare un link di condivisione per qualsiasi documento archiviato e impostarlo in modalità "solo visualizzazione" o "visualizzazione e commenti", in modo che i destinatari possano leggere o aggiungere annotazioni senza firmare. Sono supportate note private visibili solo a te, oltre ai commenti multiutente che possono essere visualizzati da chiunque disponga del link. Ciò consente alla stessa piattaforma di gestire sia la collaborazione che la firma senza dover cambiare strumento.