Nuance Power PDF 2.0 Advanced

Cosa include Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Creazione di PDF – Da qualsiasi applicazione di stampa o scanner collegato.
OCR OmniPage – Trasforma le pagine scansionate in testo ricercabile e modificabile.
Strumenti di oscuramento – Rimuove in modo permanente testo ed elementi grafici dai file.
Connettori DMS – OpenText eDOCS, NetDocuments, Worldox e SharePoint.
Funzionalità di base – Esporta in Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect e XPS.
Importante – I flussi di lavoro integrati per la firma elettronica DocuSign non sono inclusi in questa versione.

Quali sono i principali vantaggi di Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Power PDF 2.0 Advanced è l’edizione aziendale della suite PDF per Windows di Nuance, costruita attorno a una barra multifunzione in stile Office, in modo che il lavoro sui PDF avvenga in un layout già familiare agli utenti di Word ed Excel. Copre l’intero ciclo del documento, dalla scansione e conversione alla modifica, alla redazione e all’archiviazione in un sistema di gestione dei documenti.

Barra multifunzione in stile Office – Il layout familiare riduce i tempi di formazione per gli utenti di Word.
Modifica diretta del testo – Modifica il testo direttamente nel documento senza dover riconvertire i file.
Occultamento sicuro – Rimuove in modo permanente i contenuti riservati prima della diffusione all’esterno.
Integrazione con DMS – Apertura e salvataggio all’interno di archivi di documenti esistenti.
Cartelle monitorate – Le conversioni di routine e i lavori TIFF vengono eseguiti in modo automatico.
Distribuzione su thin client – Supportata su Citrix e Servizi Desktop Remoto.

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Cosa fa Nuance Power PDF 2.0 Advanced?

Consente di creare, convertire, modificare, proteggere e assemblare file PDF su desktop Windows. I PDF possono essere generati da qualsiasi applicazione in grado di stampare e direttamente da scanner WIA, TWAIN e ISIS, per poi essere esportati in Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, XPS o audio MP3. La conversione avviene tramite il motore OCR OmniPage di Nuance, quindi una pagina scansionata diventa testo ricercabile o completamente modificabile anziché un'immagine statica. L’edizione Advanced aggiunge a ciò funzionalità aziendali: oscuramento, numerazione Bates, verifica della conformità PDF/A e connettori per la gestione dei documenti.

Qual è la differenza tra Power PDF 2.0 Standard e Advanced?

La versione Advanced aggiunge la redazione, la numerazione Bates, la connettività DMS e opzioni di implementazione aziendale; il motore PDF di base è comune a entrambe le versioni. Entrambe le edizioni includono l’OCR OmniPage, la crittografia AES a 128 e 256 bit, la creazione di moduli compilabili e l’accesso cloud a Box, Dropbox, Evernote, Google Drive e OneDrive. La versione Standard 2 può evidenziare, barrare o sottolineare automaticamente i risultati della ricerca, ma non può oscurarli, motivo per cui solitamente i team legali, delle risorse umane e assicurativi optano per la versione Advanced. La versione Advanced è inoltre l’unica a disporre di automazione tramite cartelle monitorate, correzione della conformità PDF/A e supporto per LexisNexis CaseMap.

Power PDF 2.0 Advanced supporta lo standard ISO PDF 2.0?

No, e questo causa spesso confusione: il "2.0" nel nome del prodotto indica la versione del software, non la specifica PDF. Power PDF 2 salva i file nelle versioni PDF da 1.3 a 1.7 e crea archivi PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3; il supporto per il formato di documento ISO PDF 2.0 è stato introdotto con Power PDF 3. Per lo scambio quotidiano questo rappresenta raramente un limite, poiché la versione 1.7 rimane quella che la maggior parte dei lettori, delle stampanti e dei sistemi di archiviazione si aspetta. Diventa un problema solo se un cliente, un tribunale o un’autorità richiede esplicitamente un output in formato PDF 2.0.

È in grado di convertire documenti cartacei scansionati in file modificabili?

Sì, i PDF con immagini scansionate vengono rilevati automaticamente e possono essere convertiti in PDF ricercabili o in file modificabili di Word, Excel, PowerPoint e WordPerfect. Il riconoscimento avviene tramite il motore OmniPage e include una fase di correzione che segnala le parole sospette da correggere prima che il file esca da Power PDF, impedendo così che gli errori di OCR vengano scoperti in un secondo momento all’interno di Word. Le scansioni a colori possono essere salvate come PDF compressi con MRC, che secondo Nuance occupano fino a otto volte meno spazio, il che rende gli archivi di scansioni più gestibili. La versione Advanced gestisce inoltre la conversione in batch di file TIFF e l’elaborazione delle cartelle monitorate per i lavori di scansione che si ripetono quotidianamente.

A chi è più adatto Power PDF 2.0 Advanced?

È adatto agli uffici amministrativi con un elevato volume di documenti, dove i PDF vengono redatti, numerati e archiviati, anziché limitarsi alla sola lettura. Advanced è l’unica edizione che consente di aprire e salvare file tramite connettori per OpenText eDOCS, HP WorkSite, NetDocuments, Worldox, EMC Documentum, Xerox DocuShare, Therefore, HP Trim e SharePoint, in modo che i file rimangano all’interno dell’archivio invece di essere copiati sul desktop e ricaricati. È inoltre l’unica edizione che supporta LexisNexis CaseMap, aspetto importante per i team legali che preparano i documenti probatori. Gli utenti che si limitano a unire file e compilare moduli non avranno mai a che fare con quel livello e troveranno più adatta la versione Standard.

Power PDF 2.0 Advanced funziona su macOS?

No, si tratta di un’applicazione esclusivamente per Windows. Nuance indica la compatibilità con Windows 7, 8, 8.1 e 10, con componenti aggiuntivi per la creazione e la conversione per Microsoft Office 2010, 2013 e 2016 e scorciatoie accessibili con il tasto destro del mouse in Esplora file di Windows. È inclusa una modalità Touch per tablet Windows e laptop con touchscreen, ma non esiste una versione per Mac di questa edizione. Gli uffici con un ambiente misto Mac e Windows necessitano di una linea di prodotti diversa per la parte Mac.

Cosa dovrebbero verificare gli utenti prima di scegliere Power PDF 2.0 Advanced?

Verificate se il vostro flusso di lavoro dipende da funzionalità introdotte dopo questa versione. La versione 2 è antecedente all’integrazione della firma elettronica DocuSign, alla visualizzazione dei documenti a schede e alla collaborazione in rete in tempo reale, introdotte in Power PDF 3; la linea di prodotti è poi passata al marchio Kofax e successivamente a quello di Tungsten. La firma nella versione 2 è gestita tramite certificati autofirmati e certificati di terze parti tramite l’API Microsoft Crypto, che copre l’approvazione e la certificazione interne ma non l’invio dei contratti per la firma esterna. Se la raccolta delle firme esterne fa parte del vostro processo, prevedete nel budget un servizio di firma elettronica separato da affiancare a questo.

Domande frequenti su Nuance Power PDF 2.0 Advanced

Power PDF 2.0 Advanced può essere implementato centralmente dal reparto IT?

Sì. L’edizione Advanced include un kit di personalizzazione dell’installazione che controlla quali plug-in, funzioni dell’applicazione e connettori DMS vengono distribuiti per reparto, oltre al supporto per Microsoft Application Virtualization e un’interfaccia di programmazione. È disponibile anche una modalità di sola lettura nei casi in cui le politiche richiedano che i documenti rimangano inalterati.

Quali misure di sicurezza e protezione dei diritti applica?

Applica password con crittografia AES a 128 e 256 bit insieme a controlli delle autorizzazioni e memorizza profili di sicurezza riutilizzabili che possono essere trascinati sui documenti. La versione Advanced applica e visualizza inoltre la protezione Microsoft AD RMS, inclusa la protezione lato server per i PDF archiviati su SharePoint, e apre i file protetti con FileOpen.

È in grado di creare moduli PDF compilabili?

Sì. FormTyper converte automaticamente un modulo statico o scansionato in un PDF compilabile e rileva caselle di controllo e pulsanti di opzione; sono supportati i moduli XFA dinamici di Adobe. I dati dei moduli compilati provenienti da uno o più PDF possono essere esportati per l’ordinamento e l’analisi, e l’ordine di tabulazione può essere impostato manualmente in modo che l’inserimento tramite tastiera segua il layout stampato.

Aiuta a ottenere file PDF accessibili?

Sì, entrambe le edizioni creano PDF con tag e accessibili, consentono la modifica dei tag e la lettura ad alta voce dei documenti. L’edizione Advanced va oltre con un pannello “Ordine di lettura” per definire come viene letto il contenuto e un controllo di verifica dell’accessibilità integrato, il che rappresenta la differenza concreta per i team che pubblicano documenti secondo le norme di accessibilità del settore pubblico.