Foxit eSign Essentials – Elektronische Signaturen, Dokumentenunterzeichnung, Workflow-Genehmigung

Was ist in Foxit eSign Essentials enthalten?

Rechtsverbindliche elektronische Signaturen – ESIGN- und UETA-konforme Signaturen mit vollständigen Prüfpfaden.
Wiederverwendbare Vorlagen – Zehn gespeicherte Vorlagen für wiederkehrende Verträge und Formulare.
Foxit Pay – Zahlungen einziehen, während der Unterzeichner den Vertrag ausfüllt.
Dokumentenverfolgung – Statusverfolgung, Prüfpfade und Signaturzertifikate inklusive.
Grundkapazität – 250 Umschläge pro Jahr, Lizenz für einen Benutzer.
Wichtig – Kein API-Zugriff, kein individuelles Branding, keine Webformulare und keine Massenunterzeichnung.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Foxit eSign Essentials?

Foxit eSign Essentials ist die Einzelbenutzer-Variante der Cloud-Plattform für elektronische Signaturen von Foxit, die zum Versenden, Nachverfolgen und Abschließen signierter Verträge entwickelt wurde. Sie deckt den Signatur-Workflow selbst ab und ersetzt keinen PDF-Editor.

Vorhersehbares Volumen – 250 Umschläge und 10 Vorlagen pro Benutzer.
Zahlungsabwicklung – Der Unterzeichner zahlt bei Abschluss der Vereinbarung.
Schnellere Abwicklung – Vorlagen ersparen wiederkehrende Arbeiten bei der Dokumentenvorbereitung.
Nachweisbarkeit – Zertifikate und zeitgestempelte Protokollen dienen als Grundlage bei späteren Streitfällen.
Mobile Unterzeichnung – Empfänger unterzeichnen über den Browser oder eine mobile App.
Editor-Integration – Versenden Sie Verträge direkt aus dem Foxit PDF Editor.

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Was leistet Foxit eSign Essentials?

Es bereitet ein Dokument vor, sendet es zur Unterschrift an einen oder mehrere Empfänger und gibt eine ausgefüllte Datei mit einem Signaturzertifikat und einem Prüfpfad zurück. Der Essentials-Tarif umfasst 250 Umschläge pro Jahr und speichert bis zu 10 wiederverwendbare Vorlagen; ein Umschlag kann mehrere Dokumente enthalten, die in einer Sitzung unterschrieben werden. Das ist besonders wichtig für Dokumente, die routinemäßig als Set versendet werden, wie beispielsweise ein Dienstleistungsvertrag zusammen mit einem Anhang und einem Datenverarbeitungsblatt, da der Empfänger so nur einmal statt dreimal unterschreiben muss. Foxit Pay kann demselben Umschlag hinzugefügt werden, sodass eine Anzahlung oder Gebühr zum Zeitpunkt der Unterzeichnung eingezogen wird.

Für wen eignet sich Foxit eSign Essentials am besten?

Die Lizenz ist einem bestimmten Benutzer zugewiesen und eignet sich daher für Freiberufler, Berater, Einzelvertreter oder einen Administrator in einem größeren Büro, der allein für den Unterzeichnungsprozess zuständig ist. Ein Handwerker, der Angebote erstellt, ein Nachhilfelehrer, der Anmeldeformulare einsammelt, oder ein Vermieter, der Mietverträge abwickelt, wird das Kontingent von 250 Umschlägen problemlos ausschöpfen und erhält dennoch Zertifikate und Nachverfolgungsmöglichkeiten. Es ist nicht die richtige Tarifstufe, wenn mehrere Kollegen Vorlagen gemeinsam nutzen oder Verträge untereinander weiterleiten müssen, da die gemeinsame Nutzung von Vorlagen, die Benutzerverwaltung und die Delegation von eSigner-Rechten zum Business-Tarif gehören. Wer ein zweites Signaturkonto benötigt, sollte zunächst die beiden Tarifstufen vergleichen, da der Business-Tarif mindestens fünf Lizenzen erfordert.

Sind mit Foxit eSign Essentials erstellte Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, Foxit gibt an, dass über eSign unterzeichnete Verträge rechtsverbindlich sind und den wichtigsten Vorschriften für elektronische Signaturen entsprechen, darunter ESIGN, UETA und DSGVO. Jeder abgeschlossene Vorgang enthält einen Prüfpfad und ein Signaturzertifikat, das die Signaturvorgänge aufzeichnet – dies ist der Nachweis, der normalerweise angefordert wird, wenn eine Signatur später angefochten wird. Foxit eSign ist zudem auf Plattformebene SOC 2 Typ 2-konform. Beachten Sie, dass stärkere Optionen zur Identitätssicherung wie die KBA-Authentifizierung und qualifizierte elektronische Signaturen als Funktionen des Business-Tarifs aufgeführt sind; regulierte Arbeitsabläufe, die QES erfordern, sollten daher nicht auf der Basis von Essentials geplant werden.

Was ist der Unterschied zwischen Foxit eSign Essentials und Foxit eSign Business?

„Essentials“ ist begrenzt und für Einzelbenutzer gedacht; „Business“ ist unbegrenzt und teamorientiert. „Essentials“ umfasst 250 Umschläge pro Jahr und 10 Vorlagen, während „Business“ unbegrenzte Umschläge und Vorlagen, individuelles Branding, unterschreibbare Webformulare, Benutzerverwaltung, API-Zugriff und Massenunterschriften bietet. Die praktische Trennlinie besteht darin, ob das Unterzeichnen die Aufgabe einer einzelnen Person oder ein gemeinsamer Prozess einer Abteilung ist.

Welche technischen Einschränkungen sollten Nutzer vor dem Kauf beachten?

Die drei Einschränkungen, die nach dem Kauf am häufigsten zu Beschwerden führen, sind das Kontingent von 250 Umschlägen, die Bibliothek mit 10 Vorlagen und die Beschränkung auf einen einzigen zugewiesenen Benutzer. Abgesehen von diesen Kontingenten sind in Essentials signierbare Webformulare, erweiterte Formularfelder, die Delegation von eSigner-Rechten, das Massen-Signieren, individuelles Branding und der API-Zugriff nicht enthalten – all diese Funktionen sind im Business-Tarif enthalten. Foxit Connectors und der On-Demand-Notar-Workflow über NotaryLive werden als Add-ons berechnet und sind nicht im Tarif selbst enthalten. Wer plant, die Signaturfunktion in eine Website oder ein CRM zu integrieren, sollte Essentials als ungeeignet betrachten, da ein automatisierter Versand ohne API-Zugriff nicht möglich ist.

Ersetzt Foxit eSign Essentials einen PDF-Editor?

Nein. Foxit eSign ist eine Cloud-Signaturplattform, kein Dokumenteneditor, und enthält keine OCR- oder Texterkennungsfunktion für gescannte Dateien. Signaturfelder und -blöcke können direkt in ein bestehendes PDF eingefügt werden, sodass keine Formatkonvertierung erforderlich ist; das Umschreiben von Fließtext, das Korrigieren einer Klausel oder das Durchsuchbarmachen eines gescannten Vertrags erfordert jedoch den Foxit PDF Editor oder eine vergleichbare Software. In der Praxis wird das Dokument in einem Editor oder in Word fertiggestellt und anschließend zur Weiterleitung und Unterzeichnung an eSign übermittelt. Der Foxit PDF Editor verfügt zudem über eine integrierte eSign-Funktion, weshalb die beiden Produkte häufig zusammen erworben werden.

Häufig gestellte Fragen zu Foxit eSign Essentials

Benötigen Empfänger ein eigenes Foxit-Konto, um zu unterschreiben?

Nein. Die Unterzeichnung erfolgt über den mit dem Umschlag versendeten Link, und der Empfänger schließt sie in einem Browser oder über die Foxit eSign-App für iOS und Android ab. Nur der Absender besitzt die Lizenz, weshalb der Tarif einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist.

Welche Sprachen unterstützt die Signaturoberfläche?

Foxit gibt an, dass „eSign Essentials“ 16 Sprachen unterstützt, sodass die Signaturoberfläche in der Sprache des Empfängers und nicht nur auf Englisch angezeigt werden kann. Dies ist relevant, wenn Verträge an Kunden oder Auftragnehmer in verschiedenen Ländern gesendet werden.

Kann ein Umschlag mehr als ein Dokument enthalten?

Ja, Umschläge für mehrere Dokumente sind in Essentials enthalten. Ein Vertrag, ein Anhang und eine Einverständniserklärung können gebündelt und in einem einzigen Durchgang unterzeichnet werden, wobei das Bündel als ein Umschlag im Rahmen des Jahreskontingents zählt.

Ist die notarielle Beglaubigung im Tarif enthalten?

Die Beglaubigung auf Abruf wird über die NotaryLive-Integration von Foxit bereitgestellt und ist als kostenpflichtiges Add-on und nicht als enthaltene Funktion aufgeführt. Käufer, die regelmäßig beglaubigte Dokumente benötigen, sollten hierfür separate Mittel einplanen.